Zapytanie ofertowe na organizację i obsługę imprezy plenerowej "Walentynki Chełmińskie 2020"

ZAPYTANIE OFERTOWE
na ORGANIZACJĘ I OBSŁUGĘ IMPREZY PLENEROWEJ
„WALENTYNKI CHEŁMIŃSKIE 2020”
 
prowadzone na podstawie Zarządzenia Dyrektora Chełmińskiego Domu Kultury
z dnia 2 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro
 
I. ZAMAWIAJĄCY:
Chełmiński Dom Kultury, ul. Dworcowa 40a, 86-200 Chełmno
NIP: 875-11-85-547; tel./fax: (+48) 56-686-48-08
e-mail: sekretariat@chdk.pl, strona internetowa: www.chdk.pl
 
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa imprezy plenerowej „Walentynki Chełmińskie” w dniu 14 lutego 2020 r. Zakres prac obejmuje:

a)    zabezpieczenie kompleksowej obsługi imprezy „Walentynki Chełmińskie” i uzyskanie stosownych zezwoleń, zgodnie z wymogami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 roku (Dz. U. Nr 62 poz. 504 z dn. 21.04.2009 r.),
b)    zabezpieczenie terenu imprezy oraz sceny z nagłośnieniem i oświetleniem /wymiary minimalne podłogi sceny 10x12m, podest pod perkusję i podest pod instrumenty klawiszowe/, ochroną i zabezpieczeniem medycznym,
c)    zabezpieczenie Ekran LED SMD 7mm o wymiarach 8 x 4,5 m,
d)    prowadzenie imprezy na scenie,
e)    przygotowanie prezentacji multimedialnej z materiałów dostarczonych przez Zamawiającego.
Szczegółowy wykaz i opis jakościowy przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 (wraz z zał. nr 1a, 1b i 1c).
 
III. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
14 lutego 2020 r. /piatek/ – Rynek Miejski w Chełmnie
 
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:
a)    posiadają uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą,
b)    posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują niezbędnym sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
c)    znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność przeprowadzenia usług będących przedmiotem oferty bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki.
 
V. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY
W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1)    Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą.
2)    Oświadczenie Wykonawcy o dysponowaniu niezbędnym sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
3)    Wykaz minimum 3 zrealizowanych imprez plenerowych o charakterze imprezy masowej w ciągu ostatnich pięciu lat w okresie zimowym, o wartości powyżej 15.000 zł brutto, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem, złożonością przedmiotowi niniejszego zamówienia, z jednoczesnym podaniem ich wartości, daty
i miejsca wykonania. Mile widziane będzie dołączenie do wykazu referencji
i rekomendacji firm i instytucji, z którymi Oferent pracował przy organizacji wskazanych imprez.
4)    Oświadczenie o znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność przeprowadzenia usług będących przedmiotem oferty oraz o nie zaleganiu ze składkami na ZUS i z płatnościami należności na rzecz Urzędu Skarbowego.
 
VI. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
1. Kryterium I:
Cena ofertowa stanowi 90 % kryteriów oceny ofert.
Punktacja za kryterium ceny będzie wyliczana matematycznie na podstawie poniższego wzoru:
                                                Cena oferty najtańszej
                                    C = ------------------------------------ x 90
                                                Cena oferty badanej
2. Kryterium II:
Doświadczenie stanowi 10 % kryteriów oceny ofert. 
Punkty za to kryterium przyznawane będą za ilość zrealizowanych imprez plenerowych wskazanych w pkt V 3 zapytania ofertowego, gdzie:
·         od 3 do 5 zrealizowanych imprez – 3 pkt,
·         od 5 do 7 zrealizowanych imprez – 7 pkt,
·         powyżej 7 zrealizowanych imprez, za każdą dodatkową 1 pkt, maksymalnie można uzyskać 10 pkt.
3. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która zgodnie z powyższymi kryteriami oceny ofert uzyska najwyższą liczbę punktów spośród ofert ważnych, obliczonych wg wzoru:
O1,2,… = C + D
                                               O1,2,… – oferta 1,2 ….
                                               C – cena
                                               D – doświadczenie
 
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1.    Wymagania ogólne:
1)      Oferta musi być złożona w formie pisemnej, sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny na komputerze, maszynie lub pismem odręcznym. Wymagane dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.
2)      Formularz oferty oraz dokumenty sporządzane przez Wykonawcę powinny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli
w imieniu Wykonawcy.
3)      Wskazane jest, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane
i parafowane, wskazane jest również, aby wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki, były parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
4)      Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5)      Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
 
2.    Zawartość oferty i sposób jej przedstawienia
     Oferta powinna składać się z:
1)    Formularza ofertowego – sporządzonego zgodnie z dokumentem zawartym
w druku stanowiącym załącznik nr 4,
2)    Oświadczeń określonych w rozdziale V, o:
§  posiadaniu uprawnień do występowania w obrocie gospodarczym
w zakresie objętym ofertą,
§  dysponowaniu niezbędnym sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
§  znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność przeprowadzenia usług będących przedmiotem oferty oraz o nie zaleganiu ze składkami na ZUS i z płatnościami należności na rzecz Urzędu Skarbowego,
zawartych w załączniku nr 2.
3)    Wykazu minimum 3 zrealizowanych imprez plenerowych o charakterze imprezy masowej w ciągu ostatnich pięciu lat o wartości powyżej 15.000 zł brutto, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem, złożonością przedmiotowi niniejszego zamówienia, z jednoczesnym podaniem ich wartości, daty i miejsca wykonania. Mile widziane będzie dołączenie do wykazu referencji i rekomendacji firm i instytucji, z którymi Oferent pracował przy organizacji wskazanych imprez (Załącznik nr 5).
 
W przypadku, gdy wykonawca dołączy jako załącznik do oferty kopię jakiegoś dokumentu, kopia ta powinna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy.
 
3.    Opakowanie oferty:
Wykonawca powinien umieścić ofertę wraz z wymaganymi dokumentami
w nieprzejrzystym, zamkniętym opakowaniu zaadresowanym na adres Zamawiającego i zawierającym oznaczenie: „Organizacja i obsługa imprezy „Walentynki Chełmińskie’ 2020”. Nie otwierać przed 18.12.2019 r. godz. 12.15” oraz adres Wykonawcy”.
 
4. Zmiana lub wycofanie oferty         
1)         Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta, należy opatrzyć napisem „zmiana”.
2)         Oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być podpisane przez osobę/y uprawnioną/e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy oraz opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie, należy opatrzyć napisem “wycofane”.
 
VIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferta powinna być przesłana za pomocą poczty, kuriera lub dostarczona osobiście na adres: Chełmiński Dom Kultury, ul. Dworcowa 40a, 86 – 200 Chełmno, sekretariat.

2.    Termin składania ofert upływa w dniu 18.12.2019 r. o godz. 12.00.

Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania.

 
IX. OPIS SPOSOBU POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

Porozumiewanie się z Wykonawcami odbywać się będzie wyłącznie w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest: Kamila Cieślewicz tel./fax 56 6864808; tel. kom. +48 530674882 od poniedziałku do piątku w godz. 10.00 – 15.00; e-mail: kamila.art@chdk.pl

 
X. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT

Otwarcie ofert nastąpi w Chełmińskim Domu Kultury, w dniu 18.12.2019 r. o godz. 12.15. Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, która będzie realnie obciążała budżet Zamawiającego z tytułu realizacji zamówienia. Podczas otwarcia ofert podane zostaną nazwy oraz adresy Wykonawców,
a także informacje dotyczące ceny. Informacje te zostaną przekazane Wykonawcom, którzy byli nieobecni przy otwarciu ofert na ich wniosek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Do zawarcia umowy wymagane jest pisemne oświadczenie Zamawiającego
o wyborze oferty.

 
XI. WARUNKI UMOWY
1.   Projekt umowy stanowi załącznik nr 3.
2.   Umowa w sprawie realizacji zamówienia publicznego zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień, wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie
3.   Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę.
4.   O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę
 
XII. PODWYKONAWCY

Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie zadań, których wykonanie powierzy podwykonawcom. Z uwagi na konieczność kompleksowego zabezpieczenia imprezy oraz bezpośrednich ustaleń Wykonawcy z zespołami, Zamawiający wyklucza możliwość powierzenia nagłośnienia podwykonawcom.

 
XIII. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
1.   Szczegółowy opis zamówienia – załącznik nr 1
a)        Plany rynku w Chełmnie – załącznik nr 1a
b)      Ridery techniczne wykonawców (Julia Marcell; Sorry Boys; Fisz Emade Tworzywo ) – załącznik nr 1b
c)      Wstępny program dla prowadzącego – załącznik nr 1c
2.   Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2
3.   Projekt umowy – załącznik nr 3
4.   Formularz ofertowy – załącznik nr 4
5.   Wykaz zrealizowanych imprez – załącznik nr 5

Załącznik nr 1 (241kB) word
Załącznik nr 1a (353kB) pdf
Załącznik nr 1b (1071kB) pdf
Załącznik nr 1b (600kB) pdf
Załącznik nr 1b (22kB) word
Załącznik nr 1b (983kB) pdf
Załącznik nr 1b (144kB) pdf
Załącznik nr 1b (852kB) pdf
Załącznik nr 1c (208kB) word
Załącznik nr 2 (205kB) word
Załącznik nr 3 (247kB) word
Załącznik nr 4 (205kB) word
Załącznik nr 5 (213kB) word


Wytworzył: Janusz Napora (6 grudnia 2019)
Opublikował: Janusz Napora (6 grudnia 2019, 13:34:50)

Ostatnia zmiana: Janusz Napora (9 grudnia 2019, 10:27:01)
Zmieniono: zmiana w treści

rejestr zmian tej informacji »


Liczba odsłon: 310

wersja do zapisu wersja do druku

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej Polityce Cookies.

Zamknij